Wat is inkoopmanagement en hoe borg je het binnen je organisatie?
Wist je dat van iedere verdiende euro zo’n 60 tot 70 cent uit inkoopkosten bestaat. Als bedrijf is het daarom cruciaal belang om de kosten onder controle te houden. Het verschil tussen kosten en de verkoopprijs bepaalt namelijk de winst onderaan de streep. Het managen van de inkoopkosten draagt direct bij aan de winstgevendheid.
Wat is inkoopmanagement?
Onder inkoopmanagement vallen alle activiteiten die met kostenbeheersing te maken hebben. De laatste jaren zien we echter een verschuiving waarbij inkoopmanagement veel meer behelst dan het slim beheersten van het kostenniveau binnen een bedrijf. Inkoopmanagement 2.0 draagt ook bij aan innovatie, duurzaamheidsdoelen en borgt gezonde samenwerkingsrelaties met leveranciers en partners. Hierdoor is inkoopmanagement veel meer dan alleen het beheer van kosten. Het is een verzameling van spend management, vendor management, tender management, bid management en vooral relatiemanagement. Je bent als inkoper dus een soort van een spin in een web, waarbij je op vele fronten actief bent om je organisatie te helpen in meer dan alleen het beheersen van kosten.
Hoe zorg je voor goed inkoopmanagement binnen je organisatie?
Het inkoopvak en daarmee ook inkoopmanagement heeft zich de afgelopen jaren sterk ontwikkeld naar een meer strategische rol. Dit wordt lang nog niet onderkent in iedere organisatie. De succesvolle bedrijven echter, onderkennen het belang van goed inkoopmanagement wel degelijk. Zij begrijpen dat het succes van hun organisatie afhangt van onder meer de leveranciers en partners waar ze mee samenwerken. Hier speelt inkoopmanagement een belangrijke rol bij.
Om die rol goed uit te kunnen voeren heb je natuurlijk de beste mensen nodig. Daar bedoel ik mee, dat je een inkoopteam moet hebben die weten hoe ze sterke relaties ontwikkelen, maar ook marktontwikkelingen op de voet volgen. Wist je dat verhoudingsgewijs slechts 1% van iedere organisatie bestaat uit inkopers? Wat wil overigens niet zeggen dat de overige 99% niet inkopen. Dat doen ze wel degelijk en een goed inkoopteam ondersteunt budgethouders met het doen van inkopen. Je moet als inkoper dus van vele markten thuis zijn, inkoopmanagement vergt cognitieve, commerciële, juridische en vooral communicatie vaardigheden. Dat maakt het inkoopvak ook zo leuk.
Inkoopmanagement wordt steeds meer geautomatiseerd
De laatste jaren zien we dat er steeds meer nieuwe inkoopmanagement software op de markt komen. Variërend van tendermanagement tot contractmanagement software, dan wel ERP systemen die deze functionaliteiten aanbieden. Een effectief, maar vooral ook gebruikersvriendelijk inkoopmanagement systeem is van groot belang. Dit zorgt er namelijk voor dat de juiste producten en diensten op het juiste moment worden ingekocht tegen de beste prijs en kwaliteit. Ook hier spelen we de verschillen onderdelen zoals spend management, vendor management, tendermanagement en bid management ook weer een belangrijke rol. Laten we deze verschillende activiteiten eens nader onder de loep nemen.
Spend management wat houdt dat in?
Spend management is een essentieel onderdeel van inkoopmanagement. Het houdt in dat de uitgaven van een bedrijf geanalyseerd en beheerd worden. Door inzicht kan worden nagegaan of de kosten marktconform zijn. Ook kan spend management bijdragen om contracten te herzien met een leverancier. Bijvoorbeeld als blijkt dat de daadwerkelijke uitgaven veel hoger zijn dan contractueel overeengekomen. Dit kan dan vaak weer een aanleiding zijn om nieuwe onderhandelingen op te starten en hogere volume kortingen of betere betalingsvoorwaarden te bedingen. Het is dus belangrijk om inzicht te hebben in de uitgaven van je bedrijf, zodat er o.a. besparingen kunnen worden gerealiseerd.
Vendor management wat bedoelen we daar mee?
Vendor management is een ander belangrijk onderdeel van inkoopmanagement. Het is het proces van het managen van leveranciers en het creëren van lange termijn relaties met hen. Het doel hiervan is om de kwaliteit van producten en diensten te verbeteren, innovatie te stimuleren en daarmee kosten te besparen. Vendor management omvat onder andere het monitoren van leveranciersprestaties, het managen van contracten en het evalueren van leveranciers. Daarbij is echter ook van belang dat de inkopende organisatie openstaat voor feedback vanuit de leveranciers. In veel gevallen zijn er grote besparingsmogelijkheden wanneer je als bedrijf, je eigen processen aanpast aan die van je leveranciers. Of kijkt waar je deze processen zelf kan verbeteren. Daarmee creëer je een hogere efficiency, hetgeen bijdraagt aan lagere kosten voor je bedrijf, maar ook hogere winst voor je leveranciers. Dit noemen wij een win-win situatie en is de basis van een gezonde en duurzame samenwerkingsrelatie met je leveranciers.
Wat is tendermanagement en bid management?
Tendermanagement en bid management zijn processen die bedrijven gebruiken om een selectie van potentiële leveranciers te maken en een aanbestedingsproces te starten. De term aanbesteden wordt overigens veel gebruikt in de publieke sector. In de private sector speken we vaak over tenders. Tendermanagement houdt dus in dat bedrijven offertes van verschillende leveranciers ontvangen en deze beoordelen op basis van criteria zoals prijs, kwaliteit en levertijd. Bij bid management gaat het om het proces van het voorbereiden en indienen van offertes bij een potentiële klant. Je bekijkt dit proces meer vanuit het perspectief van de leverancier(s). Een goed tendermanagement en bid managementproces kan ervoor zorgen dat bedrijven de beste leveranciers selecteren en zodoende de beste deal krijgen. Het is daarbij belangrijk om een duidelijk proces te hebben, vooral op basis van leveranciers expertise te selecteren en deze beoordelingscriteria vooraf duidelijk te communiceren met leveranciers.
Inkoopmanagement kort samengevat
Kortom, inkoopmanagement is het geheel van activiteiten aangaande spend management, vendor management, tender management en bid management. Dit zijn de meest essentiële onderdelen van inkoopmanagement. Door deze processen effectief te managen, kunnen bedrijven niet alleen kosten besparen, maar ook de kwaliteit van producten en diensten verbeteren en goede relaties opbouwen met leveranciers. Om inkoopmanagement goed in te richten heb je vooral een ervaren en goed opgeleid inkoopteam nodig. Daarbij kan het automatiseren van slimme, maar vooral gebruikersvriendelijke inkoopsoftware je helpen bij het bereiken van de hierboven genoemde doelen. Daarover vertellen we je in onze volgende blogartikel meer.
